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AKH Wien/Krages: Rechnungseingangs-Worflow

Eingangsrechnungen können über 2 Wege ins Unternehmen gelangen:

1. elektronisch per Mail oder XML(EDI)
2. auf Papier 

Gelangt eine Rechnung über Weg 1 ins Unternehmen, so wird das Mail inklusive Attachment (PDF-Rechnung) interpretiert (Metadaten) und inklusive Attachment an SAP übertragen.

Gelangt eine Rechnung über Weg 2 ins Unternehmen, so wird die Rechnung gescannt und folgende Schritte durchgeführt: 

• Das Scannen der eingehenden Rechnungen, Gutschriften und Rechnungsbeilagen
• Die Ermittlung von Metadaten aus dem eingehenden Beleg unter Verwendung individueller Software
• Die Archivierung des gescannten Dokuments in einem optischen Archiv
• Die Übertragung der Metadaten (inkl. des eindeutigen Schlüssels des archivierten Dokuments) an SAP

Innerhalb des SAP Systems wird im Zuge der Eingangsverarbeitung (sowohl bei Weg 1 als auch bei Weg 2) eine Rechnungsvorerfassung mit Transaktion MIRO auf Basis der Metadaten vorgenommen. Dies betrifft grundsätzlich sowohl Rechnungen mit, als auch ohne Bestellbezug. Eine automatisierte Buchung von Belegen ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht geplant und wird auch derzeit nicht angestrebt. Im Anschluss an die erfolgreiche Eingangsverarbeitung (Belegvorerfassung) wird der Rechnungsprüfungsworkflow gestartet, welcher in weiterer Folge die Prüfung, Vervollständigung und letztendlich die Buchung der Rechnung sicherstellt. Des Weiteren wird das archivierte Dokument beim Anlegen der Rechnung mit eben dieser und dem Workitem verknüpft. Außerdem ist es möglich weitere Dokumente, welche für eine ordentliche Prüfung notwendig sind, mit der Rechnung zu verknüpfen (inklusive Archivierung ins optische Archiv).
Weitere Informationen finden sie hier

 



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